Mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và  những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra, có giá trị pháp lý cao. Trong những năm qua Phòng Tài nguyên và môi trường huyện Lâm Thao đã chú trọng đầu tư về con người và cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ hồ sơ đặc biệt là từ khi thành lập Văn phòng Đăng ký Quyền sử dụng đất huyện tháng 6 năm 2011. Hiện nay phòng đã có 01 cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ, có kho lưu trữ riêng, cùng với đó là hệ thống máy vi tính được kết nối mạng nội bộ và các giá sắt, kệ sắt…phục vụ cho việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu, bản đồ theo đúng quy định của ngành. Hàng năm hồ sơ, tài liệu được bàn giao lưu trữ theo đúng quy định. Trong năm 2012 phòng Tài nguyên và Môi trường huyện đã lưu trữ mới được:  22 bộ hồ sơ về lĩnh vực môi trường; 5 bộ hồ sơ về lĩnh vực khoáng sản; 01 cặp hồ sơ về lĩnh vực trích đo, trích lục và cấp giấy chứng nhận cho các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức; 78 cặp với 2.311 hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; 22 cặp với 2.147 hồ sơ về lĩnh vực giao dịch đảm bảo; 14 hộp hồ sơ về lĩnh vực quy hoạch, giao đất của 14 xã, thị trấn trên địa bàn huyện.

Về cơ bản hồ sơ, tài liệu đã được số hóa theo cặp, hộp của từng địa bàn xã, thị trấn trên hệ thống sổ sách và trên máy vi tính đảm bảo việc tra tìm hồ sơ một cách khoa học, nhanh chóng nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác thông tin của cá nhân, cơ quan, đơn vị và cán bộ trong cơ quan. Trong năm qua bộ phận lưu trữ đã phục vụ hàng trăm lượt khai thác thông tin lưu trữ về các hồ sơ trong lĩnh vực giao dịch đảm bảo, cấp quyền sử dụng đất, bản đồ 299, bản đồ địa chính.... của cá nhân, cơ quan và cán bộ trong, ngoài cơ quan góp phần không nhỏ cho công tác giải quyết các khiếu nại, tố cáo và công tác thẩm định hồ sơ về lĩnh vực đất đai, môi trường, giao dịch đảm bảo….

Tuy nhiên hồ sơ lưu của phòng có từ nhiều năm trước, khối lượng hồ sơ nhiều; hồ sơ đã cũ, nát, lâu năm; hàng năm hồ sơ mới đưa vào lưu trữ ngày một nhiều hơn, đa dạng hơn nên đòi hỏi cần có sự quan tâm hơn của Sở Tài nguyên và Môi trường, Trung tâm Công nghệ Thông tin nhất là   về kinh phí, cùng với đó là việc ứng dụng các phần mềm chuyên môn về công tác lưu trữ của ngành một cách  đồng bộ nhằm phục vụ tốt hơn nữa cho công tác lưu trữ.