Tại phòng TN và MT cấp huyện:

Các phòng đều đã phân công cán bộ có trình độ chuyên môn, được đào tạo cơ bản vào phụ trách thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu TNMT. 08 Phòng TN và MT được UBND huyện bố trí kho riêng phục vụ cho công tác Lưu trữ  tài liệu; Phòng TN và MT huyện Hạ Hoà, kho và nhà làm việc đang sửa chữa; 04 Phòng TN và MT: Tam Nông; Tân Sơn; TX.Phú Thọ; Thanh Thuỷ sử dụng kho lưu trữ chung hoặc kiêm phòng làm việc.

Các trang thiết bị ở các phòng TN và MT cấp huyện đã được đầu tư thêm, nhưng còn thiếu nhiều so với nhu cầu thực tế của Ngành, một số trang thiết bị đã kém về chất lượng và không đúng quy cách, tiêu chuẩn.

Hàng năm, các Phòng TN và MT chưa lập kế hoạch thu thập, giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ; đã tổng kết công tác lưu trữ theo báo cáo tổng kết hàng năm. Công tác tập huấn nghiệp vụ về thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu TNMT đã được Sở TN và MT tổ chức triển khai đến các phòng TN và MT cấp huyện, tuy nhiên đa số các phòng TN và MT cấp huyện chưa triển khai xuống cấp xã.

Những năm gần đây công tác quản lý tài liệu tại các phòng TN và MT cấp huyện được chú trọng hơn, đa số các Phòng đã phân loại hồ sơ theo công việc, sắp xếp hồ sơ theo từng cặp tài liệu thể hiện tên hồ sơ và lưu trữ trong các tủ hồ sơ. Tuy nhiên, một số phòng TN và MT đưa tài liệu vào lưu trữ chưa đầy đủ, vừa lưu trữ vừa sử dụng nên tài liệu thường cũ, kém chất lượng. Đa số hồ sơ chưa được phân loại, chưa phân phông lưu trữ theo đúng hướng dẫn, chưa lập bìa hồ sơ,  mục lục hồ sơ và mục lục văn bản, chưa lập sổ theo dõi hồ sơ lưu trữ.. Đặc biệt một số ít Phòng TN và MT, hồ sơ, bản đồ sắp xếp không gọn gàng, chưa khoa học.

Việc khai thác và sử dụng tài liệu TNMT tại các Phòng TN và MT cơ bản phục vụ cho công tác chuyên môn của Ngành và phục vụ công tác quản lý Nhà nước của UBND huyện.

Các Phòng TN và MT cấp huyện được trang bị hệ thống thiết bị tin học như máy tính, máy in, máy quét, máy Photocopy tương đối đầy đủ, hiện đại và đều có các phần mềm chuyên ngành nhưng chưa Phòng nào có phần mềm Quản lý kho tư liệu Tài nguyên và Môi trường hoặc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Việc sử dụng tài liệu dạng số sắp xếp chưa khoa học, phân tán dẫn đến tính bảo mật yếu và sử dụng không hiệu quả.

Tại  UBND một số xã, phường, thị trấn:

Cán bộ địa chính - xây dựng xã, phường, thị trấn đều ý thức được việc lưu trữ tài liệu là rất thiết thực để phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về Tài nguyên và Môi trường tại địa phương mình nên hồ sơ đã được sắp xếp ngăn nắp theo loại công việc, theo năm và được bảo quản cẩn thận trong tủ tài liệu.

Các xã, phường, thị trấn đã quan tâm đầu tư  cơ sở vật chất, trang thiết bị như: Phòng làm việc, bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, cặp đựng tài liệu tương đối đầy đủ, có xã đã trang bị máy vi tính, máy in và kết nối Internet cho cán bộ địa chính - xây dựng thực hiện nhiệm vụ chuyên môn. Tuy nhiên một số xã, cơ sở vật chất còn thiếu, tủ cũ và hỏng hóc không đảm bảo cho việc lưu trữ tài liệu lâu dài.

Cán bộ địa chính - xây dựng chưa được tập huấn công tác Lưu trữ tài liệu, nhiều xã cán bộ Địa chính phải kiêm nhiệm nhiều lĩnh vực như giao thông, thuỷ lợi …và một số công việc khác. Đa số các xã, phường, thị trấn lưu trữ tài liệu chưa đúng quy định, chưa lập được sổ theo dõi hồ sơ, bản đồ nên chưa nắm chắc số lượng tài liệu hiện đang lưu trữ.

Để công tác thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu TNMT đáp ứng nhu cầu phục vụ công tác quản lý Nhà nước về Tài nguyên và Môi trường và phát triên kinh tế- xã hội trên địa bàn huyện, thành, thị và của các đối tượng sử dụng, các Phòng TN và MT cấp huyện cần:

Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác Lưu trữ tài liệu chuyên ngành theo Luật Lưu trữ và Quyết định số 11/2011/QĐ-UBND ngày 29/7/2011 của UBND tỉnh Phú Thọ ban hành Quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu và tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh Phú Thọ; Hướng dẫn số 2466/HD-TNMT ngày 07/12/2011 của Sở Tài nguyên và Môi trường về “Hướng dẫn Công tác lưu trữ Tài nguyên và Môi trường cấp huyện về cấp xã”.

Quản lý tập trung hồ sơ, tài liệu, không để tài liệu phân tán, đặc biệt là việc sử dụng tài liệu dạng số, đồng thời thu phí khai thác tài liệu theo quy định. Đưa báo cáo công tác thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu TNMT vào nội dung báo cáo thực hiện nhiệm vụ hàng năm.

Tổ chức tập huấn, hướng dẫn, kiểm tra sát sao công tác thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu TNMT cho Cán địa chính - xây dựng xã, phường, thị trấn.

UBND các huyện, thành, thị  cần:

Bố trí biên chế cho phòng TN và MT để có cán bộ chuyên trách công tác này. Bố trí phòng riêng cho Phòng TN và MT để lưu trữ tài liệu. Chỉ đạo phòng TN và MT báo cáo, đánh giá kết quả công tác thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu TNMT của Phòng và của UBND các xã, phường, thị trấn trong các kỳ sơ kết, tổng kết trong năm.

Đưa vào kế hoạch ngân sách hàng năm kế hoạch mua sắm trang thiết bị đáp ứng cho công tác tác thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu TNMT của Phòng TN và MT và UBND các xã, phường, thị trấn.

Tác giả bài viết:  Nguyễn Mạnh Tài - P. Giám đốc TT Công nghệ Thông tin

Nguồn tin:  Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin