Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất được chia làm ba phòng, phòng hành chính tổng hợp, phòng Đăng ký quyền sử dụng đất và phòng quản lý hồ sơ địa chính.
Trong đó Phòng Quản lý hồ sơ địa chính có 06 cán bộ. Nhiệm vụ bao gồm:
Lập và quản lý toàn bộ hồ sơ địa chính đối với tất cả các thửa đất trên địa bàn tỉnh; cung cấp hồ sơ địa chính cho Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện và ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã);
Chỉnh lý hồ sơ địa chính gốc khi có biến động về sử dụng đất theo thông báo của cơ quan tài nguyên và môi trường, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện.
Gửi thông báo chỉnh lý biến động đối với những trường hợp biến động thuộc thẩm quyền cấp tỉnh cho Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện và ủy ban nhân dân cấp xã để chỉnh lý hồ sơ địa chính;
Cung cấp số liệu địa chính cho cơ quan có chức năng.
Lưu trữ, quản lý bản lưu, bản sao giấy chứng nhận và các giấy tờ khác hình thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ theo quy định;
Thực hiện trích đo địa chính thửa đất, khu đất, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất;
Được phép hoạt động dịch vụ về đo đạc lập bản đồ địa chính, bản đồ địa hình theo giấy phép hoạt động đo đạc bản đồ do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp và các hoạt động dịch vụ về quản lý đất đai;
Đánh giá kết quả đạt được:
* Ưu điểm: Sau bảy năm đi vào hoạt động, Công việc đã đi vào ổn định, có nhiều thành tích trong việc đo đạc, lập hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các tổ chức, các đơn vị hành chính sự nghiệp trên địa bàn toàn tỉnh và các huyện như : Huyện Phù Ninh, huyện Hạ Hòa, huyện Lâm Thao và thành phố Việt Trì, công việc lưu trữ hồ sơ địa chính đã có phần chuyển biến tích cực nhưng chưa được chuyên sâu và đồng bộ, sau khi được bàn giao từ phòng chuyên môn phòng lưu trữ hồ sơ địa chính nhập số liệu vào máy, và ghi đầu thư mục trích yếu nội dung sau đó kẹp vào đầu từng hồ sơ của tổ chức để khi có yêu cầu của lãnh đạo hay cần tra cứu có thể tra cứu trên máy. Sau đó chuyền lên kho lưu trữ của Văn phòng. Kho Lưu trữ được chia thành 13 huyện, thành, thị, mỗi huyện, thành, thị lại chia theo từng năm để thuận tiện cho việc quản lý hồ sơ địa chính. Đã thực hiện chỉnh lý biến động cho các tổ chức, đơn vị hành chính sự nghiệp trên địa bàn các huyện nêu trên. Do bản đồ từ những năm trước không đồng bộ nên việc cập nhật và chỉnh lý biến động còn nhiều bất cập.
*Tồn tại: Kết quả xây dựng hồ sơ địa chính còn chưa đạt yêu cầu: Hồ sơ địa chính chưa thực sự có giá trị sử dụng; Việc cập nhật, chỉnh lý biến động vào hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu địa chính chưa được thực hiện thường xuyên, không kịp thời và đồng bộ ở các cấp. Hệ thống cơ sở dữ liệu địa chính ở các địa phương chưa đồng bộ, chưa kết nối được giữa các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, cơ quan tài nguyên môi trường các cấp;
*GiảI pháp thực hiện: Cần có sự phối hợp chặt chẽ với các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện và phòng tài nguyên cấp huyện. Để cho việc cập nhật hồ sơ chỉnh lý biến động thường xuyên, kịp thời.
Tự học hỏi chuyên môn, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, năng lực đội ngũ cán bộ quản lý đất đai từ cấp xã đến cấp tỉnh để thực thi tốt nhiệm vụ giao.
Trong đó Phòng Quản lý hồ sơ địa chính có 06 cán bộ. Nhiệm vụ bao gồm:
Lập và quản lý toàn bộ hồ sơ địa chính đối với tất cả các thửa đất trên địa bàn tỉnh; cung cấp hồ sơ địa chính cho Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện và ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã);
Chỉnh lý hồ sơ địa chính gốc khi có biến động về sử dụng đất theo thông báo của cơ quan tài nguyên và môi trường, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện.
Gửi thông báo chỉnh lý biến động đối với những trường hợp biến động thuộc thẩm quyền cấp tỉnh cho Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện và ủy ban nhân dân cấp xã để chỉnh lý hồ sơ địa chính;
Cung cấp số liệu địa chính cho cơ quan có chức năng.
Lưu trữ, quản lý bản lưu, bản sao giấy chứng nhận và các giấy tờ khác hình thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ theo quy định;
Thực hiện trích đo địa chính thửa đất, khu đất, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất;
Được phép hoạt động dịch vụ về đo đạc lập bản đồ địa chính, bản đồ địa hình theo giấy phép hoạt động đo đạc bản đồ do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp và các hoạt động dịch vụ về quản lý đất đai;
Đánh giá kết quả đạt được:
* Ưu điểm: Sau bảy năm đi vào hoạt động, Công việc đã đi vào ổn định, có nhiều thành tích trong việc đo đạc, lập hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các tổ chức, các đơn vị hành chính sự nghiệp trên địa bàn toàn tỉnh và các huyện như : Huyện Phù Ninh, huyện Hạ Hòa, huyện Lâm Thao và thành phố Việt Trì, công việc lưu trữ hồ sơ địa chính đã có phần chuyển biến tích cực nhưng chưa được chuyên sâu và đồng bộ, sau khi được bàn giao từ phòng chuyên môn phòng lưu trữ hồ sơ địa chính nhập số liệu vào máy, và ghi đầu thư mục trích yếu nội dung sau đó kẹp vào đầu từng hồ sơ của tổ chức để khi có yêu cầu của lãnh đạo hay cần tra cứu có thể tra cứu trên máy. Sau đó chuyền lên kho lưu trữ của Văn phòng. Kho Lưu trữ được chia thành 13 huyện, thành, thị, mỗi huyện, thành, thị lại chia theo từng năm để thuận tiện cho việc quản lý hồ sơ địa chính. Đã thực hiện chỉnh lý biến động cho các tổ chức, đơn vị hành chính sự nghiệp trên địa bàn các huyện nêu trên. Do bản đồ từ những năm trước không đồng bộ nên việc cập nhật và chỉnh lý biến động còn nhiều bất cập.
*Tồn tại: Kết quả xây dựng hồ sơ địa chính còn chưa đạt yêu cầu: Hồ sơ địa chính chưa thực sự có giá trị sử dụng; Việc cập nhật, chỉnh lý biến động vào hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu địa chính chưa được thực hiện thường xuyên, không kịp thời và đồng bộ ở các cấp. Hệ thống cơ sở dữ liệu địa chính ở các địa phương chưa đồng bộ, chưa kết nối được giữa các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, cơ quan tài nguyên môi trường các cấp;
*GiảI pháp thực hiện: Cần có sự phối hợp chặt chẽ với các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện và phòng tài nguyên cấp huyện. Để cho việc cập nhật hồ sơ chỉnh lý biến động thường xuyên, kịp thời.
Tự học hỏi chuyên môn, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, năng lực đội ngũ cán bộ quản lý đất đai từ cấp xã đến cấp tỉnh để thực thi tốt nhiệm vụ giao.
Tác giả bài viết: Trần Thị Thu Yến - Văn phòng ĐKQSD đất
Nguồn tin: Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin