Những năm gần đây công tác thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu TNMT tại các phòng TN và MT cấp huyện cũng như các đơn vị cấp xã đã được chú trọng hơn, hồ sơ, tài liệu đã phân loại theo năm và theo công việc, sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp theo từng cặp tài liệu, thể hiện tên hồ sơ và lưu trữ trong các tủ hồ sơ. Trang thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu, hệ thống máy tính, các trang thiết bị ngoại vi (Máy in, máy quét, máy photocopy và các phần mềm chuyên ngành) ở các phòng TN và MT cấp huyện cũng như các đơn vị cấp xã đã được đầu tư thêm so với năm trước.

Tuy nhiên, công tác thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu TNMT của các Phòng TN và MT cũng như các đơn vị cấp xã còn những tồn tại:

- Một số phòng TN và MT chưa được bố trí kho lưu trữ riêng, cơ sở vật chất còn thiếu, trang thiết bị phục vụ cho lưu trữ cũ và hỏng hóc không đảm bảo cho việc lưu trữ tài liệu lâu dài.

- Cán bộ phụ trách công tác quản lý hồ sơ, tài liệu chưa được tập huấn nghiệp vụ thường xuyên, hồ sơ, bản đồ sắp xếp chưa thật gọn gàng, chưa lập bìa hồ sơ, mục lục hồ sơ và mục lục văn bản, chưa lập sổ theo dõi hồ sơ lưu trữ, lưu trữ hồ sơ chưa đúng theo hướng dẫn của Sở Tài nguyên và Môi trường. Dữ liệu dạng số quản lý chưa khoa học, các tài liệu, bản đồ gốc dạng số chưa được lưu trữ tập trung.

- Việc cập nhật và chỉnh lý hồ sơ chưa được quan tâm đúng mức, nên hồ sơ đưa vào lưu trữ không có sự thống nhất về nội dung. Kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế. Lãnh đạo một số đơn vị chưa quan tâm đúng mức, chưa thấy hết tính chất quan trọng của công tác lưu trữ tài liệu TNMT.

Để công tác thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu TNMT tốt hơn, đáp ứng nhu cầu cho công tác quản lý Nhà nước về Tài nguyên và Môi trường, các Phòng TN và MT cấp huyện và các đơn vị cấp xã cần thực hiện tốt việc phân công cán bộ có trình độ chuyên môn phụ trách công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu đồng thời tổ chức tập huấn chuyên môn công tác này cho cán bộ được phân công. Các Phòng TN và MT cấp huyện và các đơn vị cấp xã cần thực hiện tốt Quyết định số 11/2011/QĐ-UBND ngày 29/7/2011 của UBND tỉnh Phú Thọ về việc ban hành Quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu về tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh Phú Thọ và Hướng dẫn số 2466/HD-TNMT ngày 07/12/2011 của Sở TN và MT về công tác lưu trữ Tài nguyên và Môi trường cấp huyện và cấp xã. Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu theo quy định, thường xuyên cập nhật, chỉnh lý hồ sơ đảm bảo các loại hồ sơ, tài liệu thống nhất về nội dung trước khi đưa vào lưu trữ. Giao nộp tài liệu, hồ sơ cho cán bộ phụ trách công tác lưu trữ theo quy định. Đưa báo cáo, đánh giá kết quả lưu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên ngành của Phòng và của các đơn vị cấp xã, vào các kỳ sơ kết, tổng kết hàng năm.