Phương pháp 5S lúc đầu bao gồm một số các hướng dẫn về tổ chức nơi làm việc nhằm sắp xếp khu vực làm việc của nhân viên và tối ưu hiệu quả công việc. Ngày nay 5S được xem là một khái niệm và có khả năng ứng dụng rộng khắp trong bất kỳ lĩnh vực nào, quy mô nào. Phòng Phân tích - Quan trắc đã thử áp dụng 5S này và thu được kết quả đáng khích lệ.



Lý thuyết của 5S là để có thể đạt được cấp độ cao về chất lượng và độ an toàn và năng suất, tổ chức cần tạo ra một môi trường làm việc tốt cho nhân viên. Ngược lại, một môi trường làm việc mất trật tự không những ý thức nhân viên không được cải thiện mà còn kìm hãm những nỗ lực cải thiện hiệu quả làm việc, không khuyến khích được nhân viên. 5S là một chương trình có tính chất bao quát toàn phòng Phân tích - Quan trắc và đòi hỏi sự tích cực quan tâm của toàn thể cán bộ, nhân viên trong phòng thí nghiệm. Nếu như áp dụng một phần 5S, hoặc chỉ thực hiện ở một Bộ phận quan trắc hoặc Bộ phận phân tích thì lợi ích của 5S sẽ không được thực hiện đầy đủ. Hơn thế nữa, việc áp dụng 5S cần phải được thực hiện liên tục và bền vững. 5S đòi hỏi luôn theo dõi việc tuân thủ. Nếu chỉ coi 5S như thực hiện một dự án, có điểm bắt đầu và điểm kết thúc thì 5S coi như thất bại, bởi vì nhân viên sẽ quay lại tình trạng không ngăn nắp như lúc ban đầu một cách dễ dàng. 5S không chỉ là sự thay đổi và cải tiến nơi làm việc về mặt cảm quan mà còn hình thành ý thức thái độ và hành vi mới cho nhân viên, làm cho nhân viên thấm nhuần kỷ luật. 5S có tính hỗ trợ cho hệ thống ISO/IEC 17025: 2005. Hệ thống ISO/IEC 17025: 2005 không thể duy trì và phát triển nếu nơi làm việc của nhân viên mất trật tự và không gọn gàng, sạch sẽ.



Nếu khách hàng muốn thăm quan Phòng thí nghiệm của Trung tâm thì chương trình 5S có thể làm cho khách hàng hài lòng và nâng cao hình ảnh của Trung tâm. Trong hệ thống ISO/IEC 17025: 2005 khuyến khích quan sát các phép thử trong hoạt động Phân tích - Quan trắc để đóng góp ý kiến. Sự hiện diện của 5S và mức độ thực hiện phân tích cần phải có chuyên gia kỹ thuật quan sát và đánh giá, không chỉ giới hạn có chuyên gia kỹ thuật của hệ thống ISO/IEC 17025: 2005 mà kể cả các khách hàng yêu cầu dịch vụ, khách thăm quan và các đối tác dịch vụ kỹ thuật. Không có gì là ngạc nhiên nếu như họ đánh giá chất lượng quản lý và chất lượng sản phẩm của Trung tâm dựa trên thực trạng, điều kiện môi trường làm việc của Phòng thí nghiệm sạch sẽ, gọn gàng và tiện nghi. 5S là viết tắt của (5) từ tiếng Anh và theo thứ tự: 



1. Sàng lọc (Sort): Phân loại những thiết bị, hoá chất, vật tư,... (gọi chung là vật dụng) cần thiết và không cần thiết để những vật dụng thường được cần đến luôn có sẵn gần kề và thật dễ tìm thấy. Những vật dụng ít khi hay không cần dùng đến nên được chuyển đến nơi khác hay bỏ đi.



2. Sắp xếp (Straighten/Set in order): Sắp xếp những vận dụng cần thiết theo thứ tự để dễ lấy. Mục tiêu của yêu cầu này là giảm đến mức tối thiểu số thao tác mà nhân viên thực hiện cho một công việc. Ví dụ: Hộp công cụ cho nhân viên bảo trì có nhu cầu cần sử dụng nhiều công cụ khác nhau. Trong hộp công cụ, từng dụng cụ được xếp ở một nơi cố định để người sử dụng có thể nhanh chóng lấy được công cụ mình cần mà không mất thời gian tìm kiếm. Cách sắp xếp này cũng có thể giúp người sử dụng ngay lập tức biết được dụng cụ nào đã bị thất lạc.



3. Sạch sẽ (Scrub/Shine): Giữ các thiết bị, máy móc, hoá chất, ... và khu vực làm việc sạch sẽ nhằm ngăn ngừa các vấn đề phát sinh do vệ sinh kém. Trong một số quy trình phá mẫu chất rắn, đất, ... phân tích, bụi bẩn là một trong những tác nhân chính gây lỗi cho bề mặt hay nhiễm bẩn màu trên sản phẩm phân tích. Để tăng ý thức về mức độ bụi bẩn, Trung tâm cho sơn bàn làm việc, tủ đựng hoá chất và thiết bị với màu trắng sáng đồng thời tăng độ chiếu sáng nơi làm việc.



4. Sẵn sàng (Stabilize/Standardize): Đưa 3 công việc trên trở thành việc áp dụng thường xuyên bằng cách quy định rõ các thủ tục thực hiện các công việc sàng lọc, sắp xếp và giữ sạch sẽ.



5. Sâu sát (Sustain): Khuyến khích, truyền đạt và huấn luyện về 5S để biến việc áp dụng trở thành một phần văn hoá của Trung tâm. Nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới, được huấn luyện kỹ lưỡng về nguyên tắc và quy định về 5S để giúp họ dễ thực hiện và tuân thủ. Kỷ luật về 5S được thấm nhuần tới mức sao cho nhân viên không thể trở lại lề thói không ngăn nắp trước đây. Ngoài ra, việc duy trì cũng bao gồm phân công trách nhiệm cho một nhóm giám sát việc tuân thủ các quy định về 5S.



Có 3 lý do để giải thích vì sao không nên lẫn lộn 5S với khái niệm làm vệ sinh phòng thí nghiệm truyền thống, là khái niệm mà chúng ta thường liên tưởng khi nhắc đến sạch sẽ hoặc còn gọi là làm sạch  hay làm vệ sinh.



1. Lý do đầu tiên trong làm vệ sinh truyền thống thường là làm cho phòng làm việc trở nên sạch đẹp trước mắt khách thăm, thì 5S lại đi xa hơn việc gây ấn tượng với người khác và tập trung nhiều hơn vào việc tạo nên một môi trường làm việc thuận tiện giúp nhân viên có thể đạt được mức độ cao hơn về chất lượng sản phẩm mà họ cung cấp cũng như về năng suất nơi làm việc.



2. Lý do thứ hai đó là 5S bằng việc dọn dẹp và tổ chức lại, trong khi làm vệ sinh truyền thống thì bắt đầu và kết thúc bằng việc làm sạch nơi làm việc. Thật ra, quan trọng và khó khăn nhất là ở hai buớc đầu là sàng lọc và sắp xếp. Sàng lọc và sắp xếp đòi hỏi phải có quyết tâm cao và cần có sự thay đổi về chính sách, trong khi làm sạch (sạch sẽ) chỉ cần đến chiếc chổi và bàn tay. 5S không bắt đầu bằng việc làm vệ sinh, tức là sạch sẽ, mà bước này chỉ được thực hiện sau khi đã loại trừ các vật dụng không cần thiết ở việc sàng lọc và đã sắp xếp các vật dụng ở đúng vị trí ở bước hai. Nếu như chúng ta sắp xếp những vật dụng chưa được sàng lọc và tệ hơn nữa là làm vệ sinh cả những vật dụng không cần thiết thì thật là vô nghĩa.



3. Lý do thứ ba là làm vệ sinh truyền thống chỉ khởi động khi có nguyên nhân bên ngoài hoặc sự cố nào đó, ví dụ như khách đến thăm, lãnh đạo và nhân viên than phiền, tai nạn gia tăng hoặc phòng làm việc trở nên mất trật tự. Vấn đề là nếu như không có sự hiện diện của các nguyên nhân hay các duyên cớ đó thì làm vệ sinh truyền thống có nghĩa là không làm gì cả. Trong khi đó chương trình 5S là chương trình có tính liên tục và không đòi hỏi phải có các nguyên nhân bên ngoài kích hoạt. 5S được thực hiện cho dù nơi làm việc sạch sẽ hay bẩn, cho dù khách hàng đến thăm hay không. Một phòng thí nghiệm luôn đạt tiêu chuẩn 5S là luôn luôn ở tình trạng sẵn sàng đón khách giống như phòng trưng bày sản phẩm mà không cần phải thông báo trước dưới bất kỳ hình thức nào. Nơi làm việc đạt tiêu chuẩn 5S không chỉ đẹp về bề ngoài mà quan trọng hơn, đó là một nơi làm việc dễ chịu, tiện nghi. 5S làm gia tăng chất lượng cuộc sống cho nhân viên bởi vì nhân viên tiêu dùng thời gian thức ở nơi làm việc nhiều hơn ở nhà riêng. 5S phát triển nhằm hãnh diện và tinh thần tập thể, đồng nghiệp. Đồng thời, 5S cũng làm cho nơi làm việc trở nên dễ dàng quản lý và giám sát bởi vì không còn những vật thừa, bừa bãi gây cản trở cho hoạt động phòng thí nghiệm. Sự lệch chỗ, vấn đề khó khăn và hành vi không tuân thủ sẽ dễ thấy bởi vì mọi người đã biết, mà không cần phải hỏi, vị trí của từng vật dụng. Tai nạn và sai sót sẽ được tối thiểu hoá khi mà các vật dụng nguy hiểm và vị trí của chúng được dán nhãn, đánh dấu và để nơi quy định.



Làm thế nào để nhận biết bạn đang thực hiện 5S hoặc bạn đã đến bước nào của chương trình này? Có một quy tắc định chuẩn 5S được gọi là quy tắc 30 giây. Quy tắc phát biểu rằng trong vòng 30 giây bạn phải có khả năng lấy được bất kỳ vật dụng nào. Nếu không thực hiện được thì có nghĩa là nơi làm việc của bạn không gọn gàng, ngăn nắp. Hãy thử cuộc trắc nghiệm đơn giản này và đo thời gian thực hiện xem sao. Chương trình 5S và quy tắc 30 giây có lẽ sẽ áp dụng được trong tất cả các lĩnh vực, các ngành trong thời đại hiện nay.