Trên địa bàn tỉnh Phú Thọ, UBND tỉnh đã ban hành Quyết định 11/2011/QĐ-UBND ngày 29/7/2011 về việc ban hành “Quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu về tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh Phú Thọ”; Sở Tài nguyên và Môi trường ban hành “Hướng dẫn số 2466/HD-TNMT ngày 07/12/2011 về công tác lưu trữ Tài nguyên và Môi trường cấp huyện và cấp xã” đã đưa công tác lưu trữ hồ sơ ngành Tài nguyên và Môi trường (TN và MT) trên địa bàn tỉnh đi vào quy củ, công tác lưu trữ hồ sơ đã được quan tâm nhiều hơn, hồ sơ của ngành đã phân loại theo công việc, phân phông lưu trữ, lập bìa hồ sơ,  lập mục lục hồ sơ và mục lục văn bản, quản lý hồ sơ bằng công nghệ số nên rất thuận lợi cho công tác quản lý và tra cứu….

Đối với cấp huyện, công tác lưu trữ ngành TN và MT năm 2013 đã được quan tâm nhiều hơn các năm trước, các Phòng TN và MT cấp huyện thấy rõ tầm quan trọng của công tác lưu trữ hồ sơ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, nên đã chủ động đầu tư thêm các trang thiết bị, tủ lưu trữ hồ sơ và trang bị thêm hệ thống máy tính, các trang thiết bị ngoại vi. Phòng TN và MT cấp huyện đã phân công cán bộ có trình độ chuyên môn phụ trách công tác Lưu trữ hồ sơ. Hồ sơ, tài liệu đã phân loại theo năm và theo công việc, sắp xếp hồ sơ ngăn nắp theo từng cấp tài liệu thể hiện tên hồ sơ lưu trữ trong các tủ hồ sơ. 

Đối với cấp xã, cán bộ địa chính - xây dựng cấp xã đều ý thức được việc lưu trữ tài liệu là rất cần thiết để phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về Tài nguyên và Môi trường tại địa phương mình nên hồ sơ đã được sắp xếp ngăn nắp và được bảo quản cẩn thận trong tủ tài liệu.

Tuy nhiên công tác lưu trữ hồ sơ TN và MT không phải Phòng TN và MT nào cũng thực hiện tốt, Lãnh đạo một số Phòng TN và MT chưa thực sự quan tâm công tác này. Việc đầu tư các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ tài liệu còn thiếu và kém chất lượng. Số lượng hồ sơ, tài liệu khi thực hiện xong công việc, Lãnh đạo phòng không chỉ đạo nộp về kho lưu trữ, tài liệu dạng số không lưu trữ bản gốc. Việc lưu trữ hồ sơ chưa theo Hướng dẫn số 2466/HD-TNMT ngày 07/12/2011 của Sở Tài nguyên và Môi trường về công tác lưu trữ Tài nguyên và Môi trường cấp huyện và cấp xã, nên việc tra cứu, khai thác sử dụng gặp nhiều khó khăn.

Đa số các Phòng TN và MT cấp huyện chưa tổ chức tập huấn công tác thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu TN và MT cho cán bộ Địa chính - xây dựng cấp xã, vì vậy công tác lưu trữ tài liệu TN và MT hầu hết các xã đều chưa lập được sổ theo dõi hồ sơ, bản đồ nên việc năm bắt số lượng tài liệu hiện đang lưu trữ không rõ ràng. Tại một số xã, phường, thị trấn, công tác chỉnh lý hồ sơ chưa đúng quy định, nên hồ sơ đưa vào lưu trữ không có sự thống nhất về nội dung. 

Trên góc độ quản lý ngành, Sở Tài nguyên và Môi trường yêu cầu các phòng, đơn vị trực thuộc Sở thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình trong công tác thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu về TN và MT. Sở Tài nguyên và Môi trường cũng đề nghị UBND các huyện, thành, thị chỉ đạo các Phòng TN và MT thực hiện tốt Quyết định số 11/2011/QĐ-UBND ngày 29/7/2011 của UBND tỉnh Phú Thọ về việc ban hành Quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu về tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh Phú Thọ và Hướng dẫn số 2466/HD-TNMT ngày 07/12/2011 của Sở Tài nguyên và Môi trường về công tác lưu trữ Tài nguyên và Môi trường cấp huyện và cấp xã.