Để thực hiện tốt công tác thông tin, lưu trữ ngay từ đầu năm, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Lâm Thao đã lập danh mục hồ sơ để thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu đồng thời tiến hành lập danh mục dự kiến cho năm sau để gửi lên Phòng Nội vụ. Công tác lưu trữ, cung cấp thông tin bao gồm các nhiệm vụ chính như sau: Thu thập, phân loại, chỉnh lý, cập nhật, lập danh mục, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ công tác quản lý Nhà nước của Phòng Tài nguyên Môi trường, các cơ quan tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác thông tin trên địa bàn huyện và bảo quản kho lưu trữ hồ sơ tài liệu đúng quy định.

 

Năm 2014, Văn phòng đăng ký đã hoàn thành tốt việc thu thập, phân loại, chỉnh lý, cập nhật, lập danh mục file số xong và đưa vào kho lưu trữ bảo quản mới được 270 hồ sơ cấp mới giấy chứng nhận; 1.272 hồ sơ chuyển nhượng, cho tặng, thừa kế; 2.700 hồ sơ thế chấp, xóa thế chấp; 14 bộ hồ sơ quy hoạch sử dụng đất giai đoạn 2010 - 2020; 01 cặp hồ sơ xây dựng nông thôn mới; 14 bộ hồ sơ quy hoạch vùng đất lúa cần bảo vệ; các loại hình loại hình tài liệu văn bản hành chính với tổng số 2.094 văn bản;  hồ sơ về lĩnh vực Môi trường gồm 30 hồ sơ.

 

Các hồ sơ này thường xuyên được kiểm tra, kiểm kê, sắp xếp lại các giá, tủ đựng hồ sơ lưu trữ theo định kỳ hàng tháng trong năm, để thuận tiện cho công tác bảo quản và khai thác thông  tin nhanh chóng chính xác. Trong năm 2014, bộ phận Lưu trữ của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất đã phục vụ được 150 lượt tra cứu thông tin nhằm đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin của người dân, của các phòng ban và của các cán bộ trong phòng. Trong đó chủ yếu là cung cấp hồ sơ tài liệu cho Phòng Thanh tra, Viện kiểm soát và Tòa án nhân dân huyện phục vụ giải quyết các khiếu nại tranh chấp tố cáo liên quan đến lĩnh vực đất đai. 

 

Hàng năm nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả công tác lưu trữ - Cung cấp thông tin,  Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất tiếp tục tăng cường áp dụng công nghệ thông tin để công tác lưu trữ ngày càng đạt hiệu quả cao, phục vụ khai thác hồ sơ tài liệu và bảo quản hồ sơ một cách khoa học, nhanh gọn chính xác và bảo mật thông tin, bảo quản an toàn kho lưu trữ. Cán bộ viên chức làm công tác lưu trữ và cung cấp thông tin luôn nâng cao ý thức trách nhiệm, hoàn thành tốt nhiệm vụ. Những kết quả đạt được trong công tác lưu trữ và cung cấp thông tin năm 2014 của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất đã góp phần cùng toàn ngành Tài nguyên môi trường huyện Lâm Thao nói riêng và của tỉnh Phú Thọ nói chung hoàn thành tốt các chỉ tiêu kế hoạch được giao.